Xin chào, this is Tran Dinh – a freshman at Hansem Vietnam (HSVN). I am a graduate with Pedagogy major from the University of Saigon. Becoming a part of HSVN marks a turning point in my life. As being reserved is my personal attribute, never before have I imagined myself in such a position like this. Though I shall struggle at some points, I would still enjoy it.

Xin chào, mình là Bảo Trân – “ma mới” tại Hansem Vietnam (HSVN). Tốt nghiệp với tấm bằng Sư phạm của trường Đại học Sài Gòn, trở thành một phần của HSVN quả là một bước ngoặc quan trọng trong cuộc đời mình. Biết rõ bản thân là một người khá trầm tính, chưa bao giờ mình có thể tưởng tượng có thể làm việc ở một vị trí như thế này. Và mặc dù vẫn gặp nhiều khó khăn, bản thân mình không ngừng thích thú với công việc hiện tại.

The life of a Localization Project Manager (LPM) seems different day by day. None of us could tell what a new day’s going to be like. Days are passing by serenely, whereas there are some when I could have too much on my plate.

Cuộc sống của một nhà Quản lí Dự án (LPM) quả thật rất muôn hình vạn trạng. Không ai trong số chúng mình có thể đoán trước một ngày mới sẽ ra sao. Có những ngày trôi qua thật êm đềm, cũng có những lúc đầu tắt mặt tối.

Here I can walk you through my typical workday.

Hãy cùng tìm hiểu xem một ngày làm việc điển hình của LPM diễn ra như thế nào nhé!

8:15 – Getting ready

8:15 – Sẵn sàng cho ngày mới

There is one saying: “Early is on time, on time is late, and late is unacceptable!”. That’s why I always try to reach the office 15-30′ earlier to get prepared. I usually turn on the computer and open mailbox on the arrival so that mails from vendors could be fully loaded before working hours start. Moreover, it is my responsibility to update if there would be any new termbase available, so showing up beforehand to have things done is essential.

Có một câu nói rất hay rằng: “Sớm nghĩa là đúng giờ, đúng giờ nghĩa là trễ, còn trễ thì không chấp nhận được!” (“Early is on time, on time is late, and late is unacceptable!”). Đó là lí do vì sao mình luôn đến sớm hơn từ 15 đến 30 phút để chuẩn bị. Ngay khi vào chỗ ngồi, mình thường khởi động máy vi tính và mở hộp thư để tải tất cả email về hết trước khi giờ làm việc bắt đầu. Ngoài ra, mình còn nhiệm vụ cập nhật termbase mới nếu có, nên việc có mặt sớm là rất cần thiết.

8:30 – Time for Quality Assurance Request (QR)

8:30 – Thời gian Yêu cầu kiểm tra chất lượng bản dịch (QR)

The first task of the day is sending QR. Checking piles of emails and RPXs has become a usual task to any LPMs. In my opinion, it is a must for every PM to have proper time management. Up to this point, I hope that there would not have been any late submissions from language vendors. Also, I wish not to encounter any problems while importing those packages. Still, if I did, I ought to contact the vendors at any cost, regardless of different time zones.

Công việc đầu tiên của một ngày chắc chắn là gửi QR. Kiểm tra hàng loạt email và RPX đã trở thành một công việc quen thuộc của bất kì một LPM nào. Theo mình, một quản lí dự án cần có khả năng quản lí thời gian tốt. Cho nên, mình không mong muốn có bất kì dự án nào bị nôp trễ, cũng như sẽ không có bất kì trục trặc gì xảy ra khi mình nhập dự án. Tuy nhiên, nếu có sự cố xảy ra thì mình vẫn phải nhanh chóng liên hệ với nhà cung cấp (vendor) dù cho khác biệt về múi giờ làm việc.

10:00 – New projects, new challenges

10:00 – Dự án mới, thử thách mới

I spend about an hour on QR before new projects kick in. Every day, the amount and the type of projects are unalike, which makes our work not boring at all. At least that’s what I think. LPMs work as a team and our members are incredibly supportive. Each of us takes turns to check and register projects in Database and LPM tracking file, compare the word count and help to solve issues if anyone needs. There are also projects that I have to handle by myself, and therefore I need to be extra careful not to forget to submit log files or clean files.

Mình thường mất khoảng một tiếng đồng hồ để gửi QR trước khi bắt đầu với dự án mới. Số lượng cũng như thể loại dự án mỗi ngày một khác nên công việc của mình không hề nhàm chán chút nào. Hoặc chí ít đó là điều mà mình nghĩ! LPM làm việc theo nhóm và các thành viên luôn luôn hỗ trợ lẫn nhau. Chúng mình thay phiên nhau nhập dự án trên hệ thống, file quản lí, cùng nhau so sánh số chữ trong mỗi dự án và giúp đỡ nhau nếu cần. Cũng có những dự án mà mình làm một mình nên mình phải chú ý hơn để không quên gửi log file hay clean file.

Noon – Heading for lunch

Giờ nghỉ trưa – Đi ăn thôi!

At last, it is time to eat and rest a bit to restore energy. Usually, team members prepare their own lunch, but on occasion, we share our food or have a meal together as well. Such good memories! Also, it is a chance to get my eyes off the screen for a while.

Cuối cùng cũng đến lúc có thời gian nghỉ ngơi và nạp lại năng lượng. Thông thường, các thành viên tự chuẩn bị bữa trưa của mình, tuy nhiên cũng có dịp chúng mình quây quần cùng chia sẻ thức ăn với nhau. Ôi những kỷ niệm tươi đẹp biết bao! Bên cạnh đó, đây quả là khoảng thời gian ngắn ngủi quý giá để rời xa màn hình máy tính và để cho mắt được nghỉ ngơi.

13:00 – Getting back on track

13:00 – Trở lại đường đua

After the short break, rechecking email is the next task to catch up with the information from the Headquarter in Korea. For LPMs, our duties are not only setting up new projects but also establishing communication between language vendors and the clients. This task leaves no scope for misunderstandings of any types by checking invoices, verification requests, updating Language Style Guide and so on.

Sau khi nạp lại năng lượng, công việc tiếp theo là kiểm tra hộp thư để cập nhật những thông tin mới từ trụ sở Hàn Quốc. Đối với LPM, nhiệm vụ của chúng mình không chỉ là tạo những dự án mới mà còn đóng vai trò là cầu nối giữa vendor và khách hàng. Công việc này cần đảm bảo không có bất kì hiểu lầm đáng tiếc nào xảy ra giữa các bên trong tất cả các công đoạn như kiểm hóa đơn, yêu cầu xác minh (VR) hay là cập nhật bảng quy tắc chính tả (LSG), …

15:00 – Taking a breather

15:00 – Thư giãn một chút nào

I think no one would go against me when I say this is the most joyful time of the day as everyone can let his/her hair down to enjoy music and have some snacks. This music time makes HSVN an exceptional company.

Mình nghĩ rằng không một nhân viên nào của công ty có thể phủ nhận đây chính là khoảng thời gian vui tươi nhất trong ngày khi mà mọi người có thể thoải mái thưởng thức chương trình âm nhạc theo yêu cầu và nhấm nháp vài món ăn vặt. Chương trình âm nhạc này chắc chắn là điểm tạo nên sự khác biệt của HSVN.

15:30 – Meetings & training

15:30 – Những buổi đào tạo và họp hành

Later in the afternoon, if there would not be any projects to arrive, LPMs tend to use this time to gather and talk about the problems that we had been through. What we do is to discuss then look for solutions and advise each other. I think these sessions are generally helpful for our improvement in this profession.

Vào giờ chiều, nếu không có thêm bất kì dự án mới nào, LPM thường ngồi lại để nói về những tình huống mà chúng mình gặp phải, sau đó cùng nhau thảo luận và đưa ra giải pháp. Mình nghĩ đây chính là những khoảng thời gian hữu ích góp phần cho việc phát triển của bản thân để ngày một chuyên nghiệp hơn.

17:15 – Wrapping up

17:15 – Hoàn tất công việc

My long working day is about to come to an end. It is a habit of mine to go through all the work in the LPM tracking file again. Also, to be accountable for our obligation, LPMs keep an eye on others to make sure nothing is left behind. When I am confident that everything is fine, I feel accomplished and can finally go home.

Một ngày làm việc dài đang dần trôi qua, mình thường dành khoảng thời gian cuối giờ này để xem lại tất cả công việc của ngày hôm đó. Ngoài trách nhiệm đảm bảo công việc của từng người, các thành viên LPM thường kiểm tra chéo lẫn nhau để hạn chế bất cứ thiếu sót nào. Một khi đã chắc chắn mọi việc diễn ra đúng kế hoạch, mình có thể an tâm ra về.

Being a Linguistic Project Manager is simple yet sophisticated. There are too many things to look at, and it is human nature to miss out on something. Nonetheless, I am pushing myself to its limit every day to be better at what I do and even a refined version of myself. Genuinely speaking, I would fail to do so if it has not been for the support from my colleagues and HSVN. Thus, it is always exciting for me to look forward to starting every new day at Hansem Vietnam.

Trở thành một nhà Quản lí Dự án tưởng chừng đơn giản nhưng cũng rất phức tạp. Có rất nhiều điều bạn phải để mắt tới và việc sai sót một vài thứ là hoàn toàn có thể xảy ra. Dù vậy, mình vẫn đang nỗ lực mỗi ngày trong những việc mình làm cũng như cố gắng trở thành một phiên bản hoàn thiện hơn. Và thật lòng mà nói, điều đó sẽ không thể xảy ra nếu không có sự giúp đỡ và dẫn dắt của các đồng nghiệp cũng như công ty. Cho đến bây giờ, mình luôn hào hứng được khởi đầu ngày mới tại Hansem Việt Nam.